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为进一步落实《中国科学院机关会议管理条例》，切实加强我局会议管理工作，提高工作效率，避免办会过程当中百密一疏，出现问题，特制定办会流程。本流程仅供参考，根据会议规模，繁简自定。
一、会前准备报批备案
起草内签，报局领导批复，填报会议登记表（参见附件一），由综合处备案。
文件材料包括：
二、会务准备
联络会议：确认接待规格，联系会议地点，安排人，车、设置会场、布置好会场坐区，组织好人员报到，做好与会人员返程的服务事宜。
会场布置：投影，计算机，激光笔、桌签，座次安排，横幅，鲜花、音响设备、纸笔、签到簿。
主持人材料准备：来宾名单，讲稿（讲话内容），参考资料（相关文件，领导指示等）。
会议材料准备：印刷会议票证、印制会议指南（会议日程、参加人员及联系方式、相关材料）、准备会议用品。
服务保障：茶歇（饮料、水果、点心、水牌），引导牌，摄影安排，赠送材料和礼品。
生活准备：伙食保障、住宿保障、车辆保障、医疗保障等，重要会议可能有文化娱乐活动、安全警卫工作。
其他：搞好财务结算；会议材料合订存留；会务用品的归还和整理。（由专人负责，保密要求等）
三、会议准备
组织好人员签到：签到簿，评审费等，交通住宿报销。
做好会议记录。
安排好分组讨论。
专家意见（草稿准备、签字）。
结果统计。
组织好现场参观。
会议纪要（模版参见附件四）。
回收好会议材料。
四、会后工作
会议情况上报。
会议资料存档。
会议宣传稿报送。
抓好会议精神的落实催办。
其他：专家签到簿，财务支出报销留底。
